Microsoft Excel ist eines der wichtigsten Programme, wenn es um Datenverwaltung, Tabellenkalkulation und Berichterstellung geht. Doch oft müssen Excel-Dateien in ein anderes Format umgewandelt werden, um sie leichter zu teilen oder zu drucken. Eines der beliebtesten Formate ist das PDF, da es auf jedem Gerät gleich aussieht. In diesem Artikel erfährst du alles darüber, wie du Excel zu PDF umwandeln kannst – egal ob auf Windows oder Mac.
Warum Excel als PDF speichern?
Es gibt viele Gründe, warum du deine Excel-Datei lieber als PDF speichern solltest.
Einheitliches Layout: PDF-Dateien behalten ihre Formatierung bei, unabhängig davon, welches Gerät oder Betriebssystem verwendet wird.
Sicherheit: PDFs können mit Passwörtern geschützt werden, was sie ideal für vertrauliche Daten macht.
Kompatibilität: Fast jedes Gerät kann PDFs öffnen, ohne dass eine spezielle Software wie Excel installiert sein muss.
Wenn du also deine Berichte, Rechnungen oder Tabellen teilen möchtest, ist es sinnvoll, sie als PDF zu speichern oder zu exportieren.
Excel als PDF speichern – Schritt für Schritt
Das Speichern einer Excel-Datei als PDF ist ganz einfach:
Öffne deine Excel-Tabelle.
Klicke auf Datei > Speichern unter.
Wähle den Speicherort aus, an dem du die Datei ablegen möchtest.
Unter dem Feld „Dateityp“ oder „Dateiformat“ wähle PDF (*.pdf) aus.
Klicke auf Speichern.
Damit hast du erfolgreich deine Excel Tabelle in PDF umgewandelt.
Excel als PDF drucken – Die Alternative zum Speichern
Eine andere Möglichkeit ist, Excel als PDF zu drucken. Das bedeutet, du nutzt die Druckfunktion, um statt auf Papier, eine PDF-Datei zu erzeugen.
Öffne deine Excel-Datei.
Klicke auf Datei > Drucken.
Wähle als Drucker „Microsoft Excel Tabelle in PDF umwandeln Print to PDF“ oder „Als PDF drucken“ (auf dem Mac).
Lege den Speicherort fest und klicke auf Drucken.
Diese Methode eignet sich gut, wenn du nur bestimmte Seiten oder Tabellenblätter in PDF umwandeln möchtest.
Excel als PDF exportieren – Für mehr Kontrolle
Wenn du deine Datei exportierst, hast du zusätzliche Optionen, wie zum Beispiel:
Nur bestimmte Blätter oder Bereiche exportieren
Druckbereiche anpassen
Seitenränder und Ausrichtung ändern
Gehe dazu auf Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen.
Hier kannst du detailliert einstellen, was im PDF enthalten sein soll – perfekt für professionelle Berichte oder Präsentationen.
XLSX zu PDF umwandeln – Schnell und kostenlos
Wenn du bereits eine Excel-Datei im Format .xlsx hast, kannst du sie ganz einfach zu PDF umwandeln – auch ohne Excel. Es gibt viele kostenlose Online-Tools wie SmallPDF, iLovePDF oder Adobe Acrobat Online, die den Vorgang in Sekunden erledigen.
Einfach die XLSX-Datei hochladen, „PDF erstellen“ klicken und das fertige Dokument herunterladen.
Excel zu PDF Mac – So funktioniert’s auf Apple-Geräten
Auf dem Mac ist das Umwandeln genauso einfach, manchmal sogar noch intuitiver:
Öffne die Excel-Datei in Microsoft Excel oder Apple Numbers.
Klicke auf Datei > Drucken (Command + P).
Unten links wähle Als PDF speichern.
Bestimme den Namen und Speicherort – fertig!
Mac-Nutzer können außerdem über „Datei > Exportieren als PDF“ direkt aus Excel heraus arbeiten.
Fazit
Ob du Excel als PDF speichern, Excel als PDF drucken, Excel als PDF exportieren oder XLSX zu PDF umwandeln möchtest – der Prozess ist unkompliziert und vielseitig. PDF-Dateien sind die beste Option, wenn du deine Tabellen professionell präsentieren oder sicher teilen willst.
Egal, ob du auf Windows oder Excel zu PDF Mac arbeitest – mit wenigen Klicks kannst du deine Excel-Tabelle in ein perfekt formatiertes PDF verwandeln. Damit bleiben deine Daten sauber, sicher und für jeden Empfänger gut lesbar.